Rozmowy telefoniczne w biznesie – podstawowe zwroty

Prowadzenie rozmów telefonicznych w biznesie (geschäftliche Telefonate) to ważna umiejętność, która wymaga od rozmówcy (der Gesprächspartner) prostoty i swobody wypowiedzi, skoncentrowania się na najważniejszym oraz umiejętności słuchania swojego odbiorcy. Jednak nawet początkujący (die Anfänger) są w stanie prowadzić autentyczne rozmowy przez telefon (authentische Telefongespräche führen). W moim pierwszym wpisie chciałabym zaprezentować zestaw najważniejszych zwrotów używanych podczas rozmów telefonicznych. Myślę, że opanowanie tego zestawu doda uczącym się większej pewności siebie.

Rozpoczęcie rozmowy telefonicznej

Podnosimy słuchawkę. (Wir nehmen den Hörer ab.) i wybieramy numer (Wir wählen die Nummer.). Po drugiej stronie słyszymy:

Breitenbach KG, Helmut Schmidt am Apparat. Guten Tag. Was kann ich für Sie tun?
(Firma Breitenbach KG, przy telefonie Helmut Schmidt. Dzień dobry. Czym mogę służyć?/W czym mogę pomóc?)

Możemy odpowiedzieć w ten sposób:

Hier (spricht) Jan Kowalski. Guten Tag. Ich rufe wegen … an.
(Z tej strony Kowalski. Dzień dobry. Dzwonię z powodu …)

Powtórzenie/ Przeliterowanie imienia i nazwiska

Nasz rozmówca nie zrozumiał naszego imienia i prosi o powtórzenie:

Könnten Sie Ihren Namen noch einmal wiederholen?

lub o przeliterowanie:

Könnten Sie mir Ihren Namen bitte buchstabieren?

Odpowiedź może brzmieć tak:

Jan Kowalski. „J” wie „Julius”, „A” wie „Anton”, „N” wie „Nordpol”, „K” wie „Kaufmann”, „O” wie „Otto”, „W” wie „Wilhelm”, „A” wie „Anton”, „L” wie „Ludwig”, „S” wie „Samuel”, „K” wie „Kaufmann”, „I” wie „Ida”.

Przydatną rzeczą przy przedstawianiu się jest tzw. Buchstabiertafel (tablica z alfabetem fonetycznym), gdzie każdej literze alfabetu odpowiada przykładowy wyraz. Poniżej można znaleźć tablicę z alfabetami fonetycznymi dla wszystkich krajów niemieckojęzycznych oraz w wersji międzynarodowej (via wirtschaftsdeutsch.de):

Potwierdzanie połączenia

Gdy chcemy się upewnić, czy wybraliśmy dobry numer, możemy zadać pytanie:

Bin ich mit dem Vertrieb der Firma Breitenbach KG verbunden? Spreche ich mit Herrn Müller?
(Czy połączyłem się z działem sprzedaży firmy Breitenbach KG? Czy rozmawiam z Panem Müller?)

W odpowiedzi słyszymy:

– Nein, tut mir Leid. Falsch verbunden.
(Nie, przykro mi. To pomyłka.)

– Sie sprechen mit der Personalabteilung, Herrn Schmidt.
(Rozmawia Pan z działem personalnym, z panem Schmidt.)

– Der Vertrieb ist unter der Nummer … zu erreichen.
(Dział sprzedaży jest dostępny pod numerem …)

Przepraszanie za błędne połączenie

– Da habe ich mich wohl verwählt. (Przepraszam. Musiałem się pomylić.)
– Macht (doch) nichts. (Nic nie szkodzi.)

Prośba o połączenie z konkretnym rozmówcą

Nasz rozmówca pyta, w jakiej sprawie dzwonimy:

In welcher Angelegenheit rufen Sie an?
(W jakiej sprawie Pan dzwoni?)

Ich würde gerne Herrn/Frau Müller von/aus dem Vertrieb sprechen.
(Chciałbym rozmawiać z panem/panią Müller z działu sprzedaży.).

Wykonanie połączenia z rozmówcą

– Einen Augenblick bitte, ich verbinde Sie.
(Chwileczkę, już Pana łączę.)

– Vielen Dank.
(Dziękuję bardzo.)

Informacja, gdy rozmówca jest nieosiągalny

Tut mir Leid, Herr Müller ist (Przykro mi, pan Müller)

– nicht im Haus/(heute) außer Haus.
(nie ma go w biurze)

– dienstlich unterwegs/ auf einer Dienstreise.
(jest w podróży służbowej)

– im Urlaub.
(na urlopie)

Tut mir Leid,

– da ist gerade besetzt.
(Linia jest zajęta)

– da hebt momentan keiner ab.
(Nikt nie odbiera.)

– Herr Müller spricht gerade.
(Pan Müller właśnie rozmawia.)

– Herr Müller ist gerade in einer Besprechung.
(Pan Müller jest na zebraniu.)

– Er ist gerade zu Tisch/Er hat Mittagspause.
(Jest na obiedzie.)

– Herr Müller ist morgen ab 9 Uhr wieder erreichbar.
(Pan Müller będzie osiągalny jutro od godz. 9.00)

Połączenie niesłyszalne

– Die Verbindung ist sehr schlecht./Die Leitung ist nicht klar.
(Nic nie słychać.)

– Könnten Sie das bitte wiederholen?
(Czy może Pan powtórzyć?)

– Könnten Sie bitte etwas lauter sprechen?
(Czy mógłby Pan mówić trochę głośniej?)

Zakończenie rozmowy telefonicznej

Vielen Dank für die Auskunft und auf Wiederhören.
(Bardzo dziękuję za informacje i do usłyszenia.)

Automatyczna sekretarka

– Sie sind verbunden mit dem Anrufbeantworter von Hans Müller.
(Połączyli się Państwo z automatyczną sekretarką Hansa Müller.)

– Leider bin ich zurzeit nicht erreichbar.
(Niestety nie jestem obecnie dostępny.)

– Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton eine Nachricht.
(Proszę zostawić wiadomość po sygnale.)

Nasza wiadomość może być taka:

– Guten Tag. Mein Name ist Jan Kowalski von der Firma Astra.
(Dzień dobry. Mam na imię Jan Kowalski z firmy Astra.)

– Könnten Sie mich bitte möglichst bald zurückrufen?
(Czy mógłby Pan do mnie możliwie szybko oddzwonić?)

– Meine Telefonnummer lautet: ……
(Mój numer telefonu to … )

Na zakończenie polecam stronę wirtschaftsdeutsch.de, gdzie pod hasłem Geschäftliche Telefonate można znaleźć wiele przydatnych zwrotów oraz wskazówek dotyczących tego tematu. Są tam również testy, ćwiczenia online oraz symulacje rozmów:

1. Basisinformationen

◦ Telefonkommunikation im Unterricht Wirtschaftsdeutsch
◦ Besonderheiten des Sprechhandlungstyps Telefonieren
◦ Liste typischer Wirtschaftstelefonate (Themen/Typen)

2. Redemittel

◦ Geschäftliche Telefonate – Allgemein
◦ Buchstabiertafel

3. Fachwortschatztests

◦ Geschäftliche Telefonate

4. Rollenspiele

◦ Rollenspiel als komplexe Simulation
◦ Checkliste zur Bewertung komplexer Rollenspiele

5. Online-Übungen

◦ Takt am Telefon
◦ Standardsituationen

Rozmowy telefoniczne w biznesie
słownik zwrotów

den Hörer abnehmen – podnosić słuchawkę

den Hörer auflegen – odkładać słuchawkę

Helmut Schmidt am Apparat – przy telefonie Helmut Schmidt

Was kann ich für Sie tun? – W czym mogę pomóc?/Czym mogę służyć?

Hier (spricht) Jan Kowalski – Z tej strony Jan Kowalski.

Ich rufe wegen … an. – Dzwonię w sprawie …

Könnten Sie Ihren Namen noch einmal wiederholen? – Czy mógłby Pan powtórzyć swoje imię?

Könnten Sie mir Ihren Namen bitte buchstabieren? – Czy mógłby Pan przeliterować swoje imię?

Bin ich mit der Firma ……… verbunden? – Czy połączyłem się z firmą ……?

Spreche ich mit Herrn Müller? – Czy rozmawiam z panem Müller?

Falsch verbunden. – To pomyłka.

Sie sprechen mit der Personalabteilung. – Rozmawia Pan z działęm personalnym.

Der Vertrieb ist unter der Nummer … zu erreichen. – Dział sprzedaży jest dostępny pod numerem telefonu …

Entschuldigung. Da habe ich mich wohl verwählt. – Przepraszam. Musiałem się pomylić.

Macht (doch) nichts. – Nic nie szkodzi.

In welcher Angelegenheit rufen Sie an? – W jakiej sprawie pan dzwoni?

Ich würde gerne Herrn/Frau Müller sprechen. – Chciałbym rozmawiać z panem/ panią Müller.

Einen Augenblick bitte, ich verbinde Sie. – Chwileczkę, już Pana łączę.

Herr Müller ist nicht im Haus. – Pana Müllera nie ma w biurze.

Herr Müller ist dienstlich unterwegs/ auf einer Dienstreise. – Pan Müller jest w podróży służbowej.

Da ist gerade besetzt. – Linia jest zajęta.

Da hebt momentan keiner ab. – Nikt nie odbiera.

Herr Müller ist gerade in einer Besprechung. – Pan Müller jest na zebraniu.

Er ist gerade zu Tisch/ Er hat Mittagspause. – On jest na obiedzie.

Herr Müller ist morgen ab 9 Uhr wieder erreichbar. – Pan Müller będzie osiągalny jutro od godz. 9.00.

Die Verbindung ist sehr schlecht./Die Leitung ist nicht klar. – Nic nie słychać.

Könnten Sie das bitte wiederholen? – Czy może Pan powtórzyć?

Könnten Sie bitte etwas lauter sprechen? – Czy mógłby Pan mówić trochę głośniej?

Vielen Dank für die Auskunft und auf Wiederhören. – Bardzo dziękuję za informacje i do usłyszenia.

Sie sind verbunden mit dem Anrufbeantworter von Hans Müller. – Połączyli się Państwo z automatyczną sekretarką Hansa Müllera.

Leider bin ich zurzeit nicht erreichbar. – Niestety nie jestem obecnie dostępny.

Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton eine Nachricht. – Proszę zostawić wiadomość po sygnale.

Guten Tag. Mein Name ist Jan Kowalski von der Firma Astra. – Dzień dobry. Mam na imię Jan Kowalski z firmy Astra.

Könnten Sie mich bitte möglichst bald zurückrufen? – Czy mógłby Pan do mnie możliwie szybko oddzwonić?

Meine Telefonnummer lautet: … – Mój numer telefonu to …